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Volta la carta

DIRIGENTI E COMPITI

In una newsletter che quotidianamente mi informa su argomenti di lavoro, mi sono imbattuto nell’articolo del mio concittadino Michele D’Agnolo, dottore commercialista in Trieste, che si occupa felicemente di organizzazione di studio: leggerla e immaginare le difficoltà nel trovare un assetto efficiente in una società sportiva dilettantistica è stato un tutt’uno e così ho chiesto all’autore la possibilità di rimaneggiare il suo pezzo, adattandolo alle esigenze di una società sportiva, come di seguito, accorgendomi senza sorpresa che gli adattamenti necessari sarebbero stati minimi e che altrettanto si potrebbe fare su misura per qualsiasi altro tipo di società o gruppo di persone che operano in collaborazione.
Naturalmente si tratta solo di spunti per una discussione e non deve scoraggiare la distanza tra la realtà della propria società, professionistica o dilettantistica che sia, e queste linee guida: anche adottando uno solo dei suggerimenti, l’organizzazione si sarà arricchita e proprio nelle piccole società è più probabile trovare quel terreno fertile, che è dato dal dialogo, e quegli strumenti, elementi indispensabili per la crescita e l’innovazione, che sono trasparenza, apertura ed elasticità.
Il Dott. D’Agnolo, che ringrazio per la sensibilità dimostrata, avrà da oggi il merito di aver contribuito a quella che auspico una progressiva acquisizione di professionalità da parte degli operatori delle nostre società di calcio: una caratteristica che ho potuto riscontrare distribuita a macchie di leopardo tanto nelle realtà professionistiche, quanto in quelle dilettantistiche.

Paolo Balbi

 

Ognuno di noi ogni giorno svolge una serie di compiti, personali e professionali: sono incombenze e impegni diversissimi tra loro per tempo impiegato e risorse richieste, per l’entità e l’importanza dei risultati che ci danno, e per la fatica che comportano. Tutti questi compiti hanno però alcuni tratti comuni che sono utili da conoscere, se vogliamo migliorare la gestione del nostro tempo.

Ci laviamo i denti, portiamo a spasso il cane, accompagniamo i bambini a scuola e ciascuno di questi è un compito: impegnandoci a risolvere un problema di un nostro istruttore, assumiamo a carico nostro un compito.

Quando chiediamo ad un nostro collaboratore di svolgere una ricerca funzionale a rispondere al quesito, assegniamo al collaboratore un compito.

Quando un nostro collaboratore ci chiede un parere su una squadra, o l’iscrizione ad un torneo, ci sta assegnando un compito: un compito è un’attività che si svolge nel tempo.

Del compito è importante sapere: chi lo assegna, chi lo deve svolgere, quando, o meglio di solito entro quale data, è bene inoltre stimare fin da subito quanto tempo si ritiene necessario per realizzarlo, per evitare di sovraccaricarci da soli o di dare troppi compiti ad una persona che non ha tempo sufficiente per svolgerli.

In altre parole il budget del tempo sui compiti ci aiuta a presentare programmi più realistici ai nostri collaboratori o ai nostri istruttori e a diventare più credibili e meno stressati.

È utile anche confidare che ci sia sempre chi sovrintende ai nostri compiti, per evitare che scadano, senza per questo scaricare su di lui tutte le responsabilità e ricordandoci che nel mondo di oggi, anche quando non ci sono scadenze urgenti, il tempismo è tutto e la nostra iniziativa verso un'esigenza risulta tanto preziosa, se pronta, quanto stantia e spesso inutile, se ritardata.

Spesso i problemi che si registrano all’interno delle nostre società derivano proprio da un compito non rilevato, o che dorme placidamente sulla scrivania di qualcuno.

Quando troviamo l’istruttore che ci ferma per strada o in pizzeria, e noi ci illudiamo che lo faccia per salutarci, spesso ci assegna compiti che poi ci dimentichiamo di registrare e di svolgere, spesso poi nella nostra infinita generosità pensiamo di poterci occupare in prima persona di tutti i compiti che ci arrivano addosso e così finiamo per delegare tardi o lasciar scadere gli impegni proprio sulla nostra scrivania: è proprio vero che le strade dell’inferno sono lastricate di buone intenzioni.

L’attrazione dell’onnipotenza è fuorviante e si traduce inevitabilmente in cronico ritardo; occorre imparare a delegare tempestivamente e compiutamente, se si vogliono svolgere bene tutti i nostri compiti. Sovente lo stesso compito è portato avanti da più persone in parallelo, senza che l’una sappia che l’altra ci sta lavorando, con spreco di risorse e rischio di gaffes o risposte incoerenti e incongrue.

Altre volte ciascuno pensa che se ne stia già occupando l’altro e così nessuno si incarica di un determinato compito, occorre quindi assegnare correttamente autorità e responsabilità a coloro ai quali affidiamo i compiti in società.

Un compito senza scadenza e senza responsabile o senza supervisione verrà più facilmente tralasciato, un compito senza scadenza diverrà urgente di per sé.

Peraltro, a ben vedere, tutto diventa urgente, ancorché non scada addirittura: basta saper aspettare a sufficienza.

Un compito assegnato a qualcuno che non sa fare il lavoro perché non ha abbastanza competenze ci ritornerà addosso come un boomerang.

A chi opera nel settore, a tutti i livelli, non è sempre chiara la priorità tra un compito e l’altro e non sempre l’esperienza ci mette al riparo da questo rischio: questo vale per i nostri collaboratori, ma anche per noi dirigenti.

Di solito, immancabilmente colpiti dalla sindrome dell’ultimo treno, diamo priorità all’ultimo argomento dell’ultimo interlocutore, realizzando un magazzino dei compiti con sistema LIFO (last in first out – il primo problema ad essere risolto, è l’ultimo presentatosi), poi facciamo le pratiche e le telefonate che ci piacciono e infine quelle rognose che scadono: solo le richieste di attenzione dei nostri collaboratori finiscono quasi sempre rinviate e risolte per ultime.

Quando per svolgere un’attività sono necessari più compiti ripetitivi, questi possono essere considerati i titoli, i punti elenco principali di una procedura: per comporre la rosa di una squadra in estate servono i dati dei giocatori, poi occorre valutare i percorsi dei mezzi che svolgono il trasporto, le date di scadenza delle visite mediche, la previsione dei tempi di tesseramento per situazioni particolari, l’ordine dell’equipaggiamento in base alle taglie ed al numero dei giocatori, verificare il materiale per l’allenamento, calcolare le entrate delle quote che le famiglie dovranno pagarci, ecc…

Avere un software che tiene traccia dei compiti eseguiti, permette di sapere quanti e quali sono ancora da fare per ciascuna delle squadre e quanto tempo ci vorrà. Avere un prodotto informatico che consente l’assegnazione dei compiti alle risorse umane e che tiene traccia dell’esito dei compiti assegnati permette di gestire i carichi di lavoro, e permette di evidenziare un eventuale collo di bottiglia e di intervenire a sollecito, sblocco o riassegnazione, anche senza essere in società e senza dover scartabellare tra i fascicoli.

Quando invece per svolgere un’attività sono necessari più compiti disegnati su misura, per esempio per uno scambio multiplo di giocatori, l’elenco dei compiti definiti ad hoc per l’occasione costituirà la progettazione organizzativa dell’intervento e la loro messa su carta sarà il piano di intervento operativo, che potrà essere condiviso all’occorrenza con tutti gli attori della vicenda: presidente, direttore sportivo, responsabile del settore giovanile, contabile, dirigente responsabile, tecnico, controparti, altri soggetti coinvolti, ecc… si evita così il dramma dell’adempimento perduto.

Stabiliamo anticipatamente chi deve fare cosa ed entro quando: i compiti più importanti, quelli fondamentali per la riuscita di un progetto e saranno competenza delle persone che hanno dimostrato la maggiore professionalità.

Spesso all’interno delle società c’è un compito specifico da svolgere o un’emergenza da affrontare, che taglia trasversalmente la suddivisione dei compiti tradizionali: deve esistere per tali eventi una squadra temporanea costituita con un obiettivo specifico; spesso ci tocca di far parte anche involontariamente di una squadra temporanea, quando un compito deve essere il lavoro coordinato di più società.

I compiti possono essere trasmessi con i gesti, verbalmente, per telefono, per SMS, con le e-mail che ci hanno trasformato tutti in dattilografi o con il dannato post-it che, al momento più opportuno, si stacca dal fascicolo e svolazza altrove; serviamoci pure di strumenti quali i social network e quelli di messaggistica come WhatsApp, ma se vogliamo ricordare o verificare tutti i nostri compiti ancora da completare o quelli completati, dobbiamo allora frugare nella nostra memoria e poi nelle memorie di tutti i nostri strumenti.

Esistono però soluzioni informatiche on line e residenti sul pc della società che consentono la gestione dei compiti direttamente e senza utilizzare le e-mail: questi prodotti, nelle loro versioni più sofisticate, generalmente consentono anche di seguire il flusso di lavoro, cioè l’iter di svolgimento delle pratiche e dispongono di una serie di strumenti di comunicazione molto sofisticati.

Maggiori vantaggi si hanno quando i moderni software integrati introducono questi strumenti all’interno dell’interazione tra dirigenti e istruttori, per consentire una migliore e più consapevole gestione del proprio tempo, sfruttando le anagrafiche e gli altri dati già inseriti.

Il Prossimo compito potrebbe essere scegliere e adottare un software per la gestione dei compiti.